Basecone Workflow

Basecone zorgt voor een efficiënte en gecontroleerde workflow

Een stressvolle maandafsluiting? Niet zeker of alle facturen in de boekhouding zitten of dat ze nog in de bureaulade of op het bureau van een collega liggen te wachten op akkoord? Of autoriseert u nog steeds door middel van een paraaf of handtekening op de factuur?

Met de Basecone Workflow is dit verleden tijd. Digitaal toewijzen, goedkeuren, afkeuren en ook zorgen voor een snelle flow, dit is allemaal mogelijk met de Basecone Workflow module. Hieronder zijn alle features opgenomen die in deze module zijn opgenomen. Aansluitend treft u de ‘mini-roadmap’ aan voor deze module, want we zijn voorlopig niet klaar met het toevoegen van additionele features en opties.

Autorisatoren toewijzen

In het validatie-scherm van Basecone is het mogelijk om tot drie autorisatoren toe te wijzen aan een document na het vastleggen van de transactie. Hierbij kan de factuur worden geboekt in het boekhoudpakket waarmee gekoppeld is. Alle opties en mogelijkheden zijn beschikbaar zoals u van Basecone gewend bent.

Door het aanwijzen van één, twee of drie gebruikers die de factuur moeten beoordelen, bepaalt u tijdens het boeken de workflow die een factuur zal moeten volgen. Op deze manier wordt eerst de financiële verplichting vastgelegd in het boekhoudpakket naar keuze en vervolgens zullen de aangewezen gebruikers actie moeten ondernemen.

Nieuw!

Facturen automatisch blokkeren en weer vrijgeven voor betaling

Deze optie is momenteel alleen mogelijk voor administraties gekoppeld aan Twinfield. Voor administraties gekoppeld aan andere boekhoudsystemen wordt nog naar een geautomatiseerde oplossing gewerkt.

U kunt in uw administratie-instellingen nu instellen dat een factuur in het boekhoudsysteem automatisch geblokkeerd wordt om in betaalbatch te worden opgenomen indien deze nog niet is goedgekeurd is door alle toegewezen autorisatoren.
Op het moment dat de factuur goedgekeurd is door alle autorisatoren, wordt deze in uw boekhoudsysteem automatisch vrijgegeven voor betaling.

Snel en gemakkelijk inzicht - alle gegevens bij de hand!

Voor gebruikers die facturen dienen te autoriseren, heeft Basecone een nieuw overzicht ontwikkeld. Hierdoor heeft de autorisator direct inzicht in de gegevens behorend bij de factuur, zoals bijvoorbeeld factuurdatum en grootboekrekeningnummer. Dit alles in één gemakkelijk overzicht, met alle informatie op één regel. Facturen die klaar staan om geautoriseerd te worden, kunnen snel en eenvoudig door middel van Ctrl + en/of Shift + klik functies te gebruiken, worden geselecteerd. Meerdere geselecteerde regels kunnen op die manier in één keer worden geautoriseerd.

Ook is een directe en snelle weergave van de factuur in het scherm mogelijk. Alle informatie die nodig is om een factuur goed te kunnen beoordelen is op deze manier voorhanden. Snel, eenvoudig en volledig.

Documenten "On Hold" plaatsen

Kan ik deze factuur goedkeuren? Of toch nog even een mail naar de leverancier of een vraag aan een collega? In Basecone kan een factuur even in de “On Hold” status worden gezet. Hiermee geeft de gebruiker aan dat actie ondernomen wordt op deze factuur. Dit is vervolgens inzichtelijk voor de gebruiker(s) die het overzicht behouden. Als een factuur 'On Hold' wordt geplaatst, is het verplicht een reden op te geven, zodat iedereen via de tijdlijn in Basecone kan zien waarom deze factuur nog niet is goedgekeurd of afgekeurd.

Overzicht, Overzicht en nog eens Overzicht!

Het behouden van overzicht - over verschillende administraties heen en voor de flow van een groot aantal documenten - is enorm belangrijk. Niet alleen wil je op ieder moment weten welke collega of klant nog documenten op zijn of haar naam heeft staan, maar je wilt ook altijd weten waarom een factuur is afgekeurd en of hier vervolgens actie op ondernomen is.
Door middel van de nieuwe 'Workload Matrix' voor Autorisatie beheerders is een totaal overzicht (inzicht) gecreëerd. Hoeveel documenten staan voor welke administratie te wachten. In de nieuwe module is het ook mogelijk om direct te zien welk document staat te wachten op welke gebruiker. Hierin kan direct worden ingegrepen (opnieuw toewijzen) of kan commentaar worden gegeven bij de factuur.

Ingrijpen waar nodig

Soms is het nodig om in te grijpen als een factuur te lang in de flow blijft hangen. Via het nieuwe autorisatie overzicht is het mogelijk om per factuur te controleren waar deze zich in de flow bevindt en hoe lang een factuur al op goedkeuring staat te wachten. Is dit te lang, of is iemand ziek en/of op vakantie, dan hoeft dit niet tot onnodig tijdverlies te lijden. Wijs een nieuwe autorisator aan zodat de flow verder kan. Basecone registreert dit allemaal in de tijdlijn per factuur zodat dit voor iedereen inzichtelijk is.

Rejected

Het kan voorkomen dat een document wordt afgewezen. Daar kan een hele goede reden voor zijn, maar je wilt wel op ieder moment kunnen zien waarom een document is afgewezen om voor een goede opvolging te kunnen zorgen. Door de 'Reject-box' van Basecone, kunnen alle afgewezen facturen worden afgewerkt en opgevolgd. Makkelijker kan niet.

De volgende stap

Basecone weet dat onze gebruikers nog meer behoeftes hebben en deze nog niet allemaal in de huidige versie van deze nieuwe module zijn opgenomen. Wij hebben een groot deel van deze module reeds proberen te vertalen naar features en uitbreidingen, waarvan sommige reeds gepland en anderen zelfs al in ontwikkeling zijn.

  1. Verdere integratie- en afstemming met de betaalmodules van de boekhoudpakketten. Hierdoor zal nog meer controle en efficiency gerealiseerd worden
  2. Herinneringen – verdere uitbreiding van de mogelijkheid om specifieke facturen die staan te wachten op beoordeling te herinnering via email en/of telefoon (SMS, WhatsApp)
  3. Het automatiseren van de Basecone Workflow – instellen van vaste Flows van gebruikers die facturen van bepaalde leveranciers moeten beoordelen. Eén keer instellen, vervolgens een gecontroleerd procuratie-schema tot uw beschikking.
  4. Diverse kleine aanpassingen die het gebruikersgemak vergroten, zoals sorteren en filteren, automatische selectie van filters en nog sneller en makkelijker navigeren.

Meer informatie over de volgende stap(pen) van de Basecone Workflow? Lees meer op onze blog: blog.basecone.com